公司视频会议方案哪个最适合?
发布时间:2017-03-27 文章来源:

目前市面上的视频会议产品和提供商层出不穷,许多企业公司选择多了反而更加陷入了迷茫,多家对比举棋不定,如何选择合适的视频会议呢?企业在选择视频会议时可以通过以下六个步骤,从而确定性价比最优的方案:

第一, 了解企业沟通需求,确定会议规模和配置

为了购买到最能满足企业当下会议需求的产品和品牌,企业在选购视频会议之前,必先进行自我需求分析,只有这样才能购买到最合适企业沟通需求的视频会议产品,最合适的才是最好的。

第二, 根据企业IT设施现状,确定软件视频会议或硬件视频会议

在企业搭建视频会议系统前,需要根据企业总部和各个分公司的网络情况和网络环境,以及对是否具备维护和会议保障的IT人力等实际情况进行分析,选择软件视频会议、硬件视频会议或者“软硬兼施”的方式。

相对而言,软件视频会议和硬件视频会议各有特点,公司选择硬件主要是考虑系统的专业性和稳定性,而软件主要是为了满足企业对硬件应用的补充延展功能。

第三, 根据企业业务等实际情况,选择自建或者租用方式

在确定选择硬件还是软件视频会议之后,那么是租用好还是自建好呢?其实,自建视频会议系统和租用视频会议都各有各的好处,关键是要看是否适合自己公司的实际使用和业务情况。从而合理地分配资源,以免造成资源不足或者资源浪费。

第四, 收集各个品牌信息进行评估,确定3-5家综合对比分析

视频会议在国内发展近十几年内,市场不断地扩大,各种品牌层出不穷,产品质量也良莠不齐,企业需要通过各个渠道如广告信息、官方网站、口碑传播、个人经验等了解品牌信息,最后根据企业的实际需求确定3-5家进行综合对比分析。

第五, 通过免费试用充分了解产品,确定最终方案

对于硬件视频会议系统,企业采购人员需要通过对产品进行全方位的了解,如产品质量,功用,系统稳定,配件以及品牌口碑等等,对于大宗采购需要跟销售人员进行详细了解反复沟通做决定。

一般的视频会议厂商的官方网站都会有免费试用的功能,在咨询厂商销售的时候,销售也会通过远程方式指导用户如何使用。

第六, 购买产品,与销售进一步沟通,售后跟踪

视频会议做为企业信息化管理的长期投资,需要企业在采购和维护进行很好的控制和管理,企业通过以上五个步骤可以防止在购买产品时对自身业务需求定位不够精准,对视频会议系统不够了解,导致投资行为非理性,浪费财力物力人力。

在购买了产品后,使用过程中还需注意视频会议产品系统功能是否完整;音视频传输是否稳定;多点连结是否需要追加资金购买新的设备以及目前购买的设备是否与其他的品牌产品兼容;视频会议厂商对与未来系统和技术的开发能力等问题,当然还有厂商的售后服务保障是否全面。

视频会议系统的建设是一个长期和复杂的过程,不管是大型企业还是中小企业,都需要慎重选择可靠的视频会议产品和服务。选择拥有简单快捷,功能强大,用户体验好的视频会议系统可以有效降低企业沟通和运营成本,助力企业提升经营综合效益,获得更加广阔的发展空间和更加敏捷的市场竞争力。



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